وتهدف التعليمات إلى تحديد متطلبات وإجراءات قبول المؤسسة لجهات تقييم المطابقة والإبلاغ عنها ومراقبة أدائها وتحديد التزاماتها.

وتسري التعليمات على جهات تقييم المطابقة داخل المملكة وجهات تقييم المطابقة الخارجية التي لها فرع أو ممثل قانوني في المملكة ويستثنى من ذلك الجهات التي ترتبط مع المؤسسة باتفاقيات بهذا الخصوص.

وتلتزم مؤسسة المواصفات والمقاييس وفقا للتعليمات بضمان الحيادية والشفافية في إجراءات القبول، وضمان سرية المعلومات التي تم الحصول عليها خلال عملية القبول، وإعلام الجهات المتقدمة للقبول أو الجهات المقبولة بأي قرارات أو تعديلات ذات صلة بعملية القبول وإبلاغ الدول التي ترتبط مع المملكة باتفاقيات اعتراف متبادل عن كفاءة الجهات المقبولة في حال نصت الاتفاقية على ذلك.

واشترطت التعليمات في الجهة المتقدمة، أن تكون جهة تقييم المطابقة أو فروعها في المملكة منشأة وفقا لأحكام التشريعات الأردنية، وأن تتوفر لديها المؤهلات الفنية والمادية والمهنية الضرورية لتنفيذ أنشطة تقييم المطابقة ضمن مجال القبول المطلوب.

وعلى الجهة المتقدمة، أن تلتزم بالقدرة على تنفيذ المهام المسندة إليها وفقا لأحكام هذه التعليمات ضمن مجال القبول، سواء قامت بهذه المهام الجهة نفسها أو من جهة نيابة عنها وتحت مسؤوليتها مع ضرورة إعلام المؤسسة بهذه الجهات والمهام الموكلة لها، وتقديم ما يثبت أنها تلبي بشكل دائم المتطلبات الواردة في التعليمات.

كما على الجهة المتقدمة تقديم ملف للمؤسسة يتضمن النموذج الخاص بطلب القبول معبأ حسب الأصول، والسيرة الذاتية للمسؤول عن نشاط تقييم المطابقة، والمؤهلات الفنية للأشخاص المشاركين في أنشطة تقييم المطابقة، قوائم متلقي الخدمة الحاصلين على خدمات تقييم المطابقة من هذه الجهة، وشهادة اعتماد الجهة وفق المواصفة القياسية الدولية ذات العلاقة بمجال القبول صادرة عن وحدة الاعتماد الأردنية إذا كانت جهة تقييم المطابقة داخل المملكة، أما إذا كانت جهة تقييم المطابقة خارج المملكة فيشترط شهادة اعتماد صادرة عن وحدة الاعتماد الأردنية أو أي جهة مانحة للاعتماد ومعترف بها دوليا.

وعلى الجهة المتقدمة الالتزام بتقديم تعهد عدلي بعدم تحمل المؤسسة أي تبعات قانونية مادية عن أي أخطاء قد تحدث من الجهة المتقدمة بعد قبولها، وإقرار من إدارة الجهة المتقدمة بالمحافظة على السرية والحيادية في جميع أعمال التقييم المنوطة بها من قبل المؤسسة، وتوفير الوثائق والإجراءات المطبقة التي تثبت التزامها بالسرية والحيادية، ضمانا بنكيا أو بوليصة تأمين تغطي المسؤولية عن أي أضرار تلحق بالغير وبما يتناسب مع حجم الجهة المقبولة والمخاطر المرافقة لعملها.

وعلى الجهة المتقدمة تزويد المؤسسة بكل المعلومات المطلوبة لتنفيذ إجراءات القبول بما في ذلك ترتيب الزيارات الميدانية المعلنة وغير المعلنة وإجراءات الرقابة عليه، وإعلام المؤسسة بأي تغييرات تؤثر على مجال القبول واشتراطاته.

ولجهة تقييم المطابقة التي لها عدة فروع، أن تقدم طلبا واحدا، ويجب أن تلبي الفروع المطلوب إضافتها للقبول متطلبات هذه التعليمات، على أن تخضع هذه الفروع للتقييم الميداني بما لا يقل عن مرة واحدة خلال فترة صلاحية شهادة القبول.

ووفقا للتعليمات، تقدم الجهة المتقدمة طلبا رسميا للمؤسسة موضحة فيه مجال القبول ومرفقا به البيانات والوثائق المطلوبة ويعتبر طلب القبول التزاما رسميا من الجهة للخضوع لقواعد القبول وشروطه، فيما تراجع المؤسسة الطلب الرسمي المقدم من الجهة وتتأكد من أنه مكتمل ومختوم ومصادق عليه رسميا من الممثل الرسمي للجهة المتقدمة، وتعلم المؤسسة الجهة المتقدمة بالمعلومات والوثائق غير المكتملة ليتم توفيرها، وللمؤسسة الحق بطلب أي وثائق إضافية أو إجراء إضافي إذا تبين الحاجة لذلك.

وفي حال الحاجة لتقييم ميداني، يحق للمؤسسة القيام به فلها طلب الوثائق الفنية وتقييمها وفقا للأدلة والممارسات الدولية في هذا المجال، وتبلغ المؤسسة رسميا الجهة المتقدمة بقرار القبول أو الرفض مع ذكر الأسباب.

وتتخذ المؤسسة قرارها بالقبول أو الرفض استنادا إلى نتائج المراجعة والتقييم، خلال خمسة أيام عمل من تاريخ القرار، وتصدر رقم قبول واحد لكل جهة مقبولة لكل نشاط تقييم مطابقة بعد اتخاذ القرار بذلك واستيفاء الأجور، ويتم ذكر الفروع في شهادة القبول، ويتم إصدار شهادة القبول وفقا للنموذج المعد من المؤسسة لهذه الغاية، وتكون مدة القبول ثلاث سنوات تبدأ من تاريخ صدور قرار القبول.

وعند طلب الجهة المقبولة توسيع مجال القبول، يجب عليها تقديم طلب للمؤسسة مرفقا به المعززات التي تثبت كفاءتها، وتقوم المؤسسة بمراجعة الطلب والتقييم واتخاذ القرار وفقا لأحكام هذه التعليمات.

وعلى الجهة المقبولة الراغبة في تجديد القبول، أن تقدم طلبا للمؤسسة مبينة فيه مجال القبول ومرفقة به البيانات والوثائق والمتطلبات، على أن يقدم الطلب قبل ثلاثة أشهر من تاريخ انتهاء شهادة القبول، وللمؤسسة تمديد صلاحية القبول لمدة 3 أشهر من تاريخ انتهائها.

وتقوم المؤسسة بالمراجعة الدورية للبيانات الخاصة بالجهة المقبولة والتأكد من المحافظة على مجال الاعتماد، كما تقوم بتقييم ملفات تقييم المطابقة التي يتم طلبها من الجهة المقبولة من خلال لجان تشكلها المؤسسة لهذه الغاية.

وللمؤسسة تنفيذ عمليات متابعة لاحقة على الجهة المقبولة مرة واحدة في السنة على الأقل.

ووفقا للتعليمات، يتم وقف القبول لمدة أقصاها ستون يوما في أي من الحالتين التاليتين: -

1 - عدم اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة لحالات عدم المطابقة خلال الفترات الزمنية المحددة.

وقف الاعتماد في مجال القبول.

2- يتم إلغاء القبول في حالة إلغاء الترخيص أو السجل التجاري أو انتهاء عقد الممثل القانوني، أو عدم اتخاذ الإجراءات اللازمة عند انتهاء مدة الوقف، أو عدم تجديد الاعتماد في مجال القبول أو سحبه، أو تقديم أي معلومات غير صحيحة أو مضللة، أو ثبوت أي سلوك ينطوي على أفعال الاحتيال أو الغش أو الخداع أو تزوير للمعلومات أو الانتهاك المتعمد لمتطلبات القبول.

وللجهة المقبولة حق تقديم شكوى إلى المؤسسة ويتم التعامل معها وفقا لإجراءات المؤسسة الداخلية.

وللجهة المقبولة حق التظلم إلى المؤسسة بشأن قراراتها خلال 10 أيام عمل من تاريخ إعلامها بالقرار.

وتشكل المؤسسة لجنة التظلم لغايات دراسة موضوع التظلم، ولا يجوز أن يشارك في لجنة التظلم من شارك في إصدار القرار موضوع التظلم أو مرؤوسيهم، وللمؤسسة الاستعانة بأشخاص من خارج المؤسسة لدراسة موضوع التظلم شريطة أن تتوافر لديهم الخبرة والكفاءة والحيادية، ويجب أن يصدر قرار لجنة التظلم في موعد أقصاه شهر من تاريخ استلام التظلم ويعتبر قرار اللجنة نهائيا.

وتقوم المؤسسة بإعلام المتظلم بقرارها بشأن التظلم مع الأسباب الموجبة له حال اتخاذها القرار بذلك.

وتتقاضى المؤسسة الأجور 100 دينار بدل طلب القبول أو تجديده، وألف دينار لكل فرع يتقدم له بطلب الحصول على شهادة القبول أو تجديدها، و1500 دينار عن كل خدمة لكل متطلب وذلك بدل إجراءات إصدارالقرار عن 3 سنوات.

ويتقاضى المقيمون 75 دينارا بدل التقييم المكتبي عن كل يوم عمل، و150 دينارا بدل التقييم الميداني عن كل يوم عمل، فيما يتقاضى أعضاء لجنة التظلم دينارا لكل عضو بدل دراسة التظلم وإصدار القرار.

وتتحمل الجهة المتقدمة نفقات السفر والإقامة والتنقل كافة لفريق التقييم، وبتسديد كل الأجور المستحقة عليها بغض النظر عن قرار المؤسسة حول القبول.